E-Mail Archivierung Leipzig
Revisionssichere Archivierung eurer E-Mail Korrespondenz
Umwelt- und Klimaschutz sind in den Werten nachhaltig agierender KMUs in Leipzig fest verankert und Teil des Markenbewusstseins. Der zeitgemäße Anspruch an ein papierloses Büro lässt sich nur umsetzen, wenn eine rechtssichere und rechtskonforme Archivierung des digitalen E-Mail- und Schriftverkehrs gegeben ist. Für die Archiv-Einrichtung als effiziente Cloudlösung spielen sowohl gesetzliche Vorgaben als auch der zeit- und ortsunabhängige Zugriff eine wichtige Rolle. Übertrage den Experten von TORUTEC die E-Mail- und Daten-Archivierung, während du deine zeitlichen und personellen Ressourcen auf die Umsetzung eurer Unternehmensziele konzentrierst.
Digitales Archiv für E-Mails, Daten und Dokumente
Ein digitales Archiv einzurichten, ist für viele KMUs eine große Herausforderung. Es ist rechtlich nicht erlaubt, sich auf die Archivierung in Outlook zu verlassen. Durch konstante Zugriffsmöglichkeiten auf das Outlook-Archiv ist die E-Mail Korrespondenz der Mitarbeiter eines Unternehmens nicht vor Veränderungen geschützt. Der Gesetzgeber fordert, jede E-Mail inklusive der beigefügten Dokumente – wie Angebote, Pläne, Vertragsentwürfe, Auftragsbestätigungen, Zahlungsbelege, Rechnungen und Reklamationsschreiben – jederzeit auffindbar, vollständig und manipulationssicher in einem digitalen Archiv abzulegen. Eine E-Mail gilt als Teil der geschäftlichen Korrespondenz zur Vorbereitung, Abwicklung, dem Abschluss und der Rücknahme von Geschäften.
Die Forderung nach einem revisionssicheren digitalen E-Mail Archiv basiert auf den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), der Abgabenordnung (AO) sowie dem Handelsgesetzbuch (HGB).
Wer die gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung nicht einhält, muss rechtliche Konsequenzen befürchten. Verantwortlich dafür, dass jede E-Mail inhaltsabhängig die vorgegebene Anzahl von Jahren manipulationssicher gespeichert wird, ist die Geschäftsleitung. Bist du auf der Suche nach einer effizienten und sicheren Archivierung eurer E-Mail Korrespondenz, stehen dir unsere IT-Kundenberater gerne zur Verfügung. Unsere Software- und Cloud-Lösung für die Archivierung eures E-Mail Schriftverkehrs erfüllt sämtliche rechtlichen Vorgaben an die Sicherheit und Auffindbarkeit.
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Jahre Erfahrung in der IT-Branche
Vollautomatisierte E-Mail Ablage im Archiv
Um die gesetzliche Anforderung nach Manipulationssicherheit vollumfänglich zu erfüllen, ist es notwendig, jede E-Mail im Originalzustand und mit sämtlichen Inhalten im Cloud-Archiv zu sichern. Die Software zur Archivierung eurer E-Mail Korrespondenz von TORUTEC fertigt vollautomatisch Kopien sämtlicher eingehender und ausgehender E-Mails aus Firmen-Postfächern an, die im Anschluss revisionssicher in einem digitalen Archiv abgelegt werden.
Um unbefugten Zugriff zu verhindern, wird jede E-Mail im Rahmen der Archivierung aufwendig verschlüsselt und auf redundanten Serversystemen abgelegt. Durch automatische Back-ups sind eure Daten im Cloud-Archiv in optimaler Weise vor Verlust geschützt.
Damit du die Ausgaben für die Archivierung eurer E-Mail Korrespondenz fest in dein IT-Budget einplanen kannst, bieten wir dir unsere Archiv-Lösung und Speicherung in der Cloud zum Festpreis an. Die monatlichen Kosten für die Archivierung mit unserer Spezialsoftware MailStore werden nach der Anzahl archivierter E-Mail Postfächer berechnet.
Intelligente Suche im Archiv
Nach der Archivierung muss eine abgelegte E-Mail dauerhaft verfügbar sowie maschinell lesbar sein. Das digitale Cloud-Archiv von TORUTEC ermöglicht es euch, jede E-Mail Kommunikation komfortabel mithilfe einer intelligenten Suche nach den gewünschten Inhalten und Daten zu durchsuchen. Die Anzeige nach Filtern sowie die Eingabe einzelner Suchbegriffe ist sowohl aus Outlook als auch über einen Webbrowser möglich.
Ein großer Vorteil der modernen Archiv-Lösung liegt in den zeit- und ortsunabhängigen Zugriffsmöglichkeiten über mobile Endgeräte sowie durch externe Mitarbeiter und Kollegen im Homeoffice, auf Außenterminen und Geschäftsreise.
TORUTEC: Das macht uns besonders
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Unser Service bietet dir eine IT-Flatrate ohne versteckte Kosten. Im Gegensatz zu anderen Dienstleistern berechnen wir keine zusätzlichen Gebühren für IT-Probleme. Gemeinsam sorgen wir für eine stressfreie, sichere und skalierbare IT.
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Dank unserem innovativem Servicekonzept gelingt es uns, proaktiv zu arbeiten, Ursachen zu finden und IT-Ausfälle zu verhindern, statt davon finanziell zu profitieren.
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Bei TORUTEC setzen wir auf bewährte Standards, strukturierte Prozesse und Automatisierung, um eure IT effizient zu gestalten. Software-Updates laufen automatisiert im Hintergrund, ohne den Arbeitsalltag zu stören.
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Immer mehr IT-Unternehmen arbeiten mit Investoren, was oft zu Gewinnmaximierung auf Kosten der Kunden führt. Wir sind inhabergeführt und schätzen persönliche Kundenbeziehungen seit unserer Gründung.
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TORUTEC konzentriert sich auf IT-Beratung, IT-Administration und IT-Support. Durch Spezialisierung bieten wir nur Leistungen an, in denen wir Experten sind. Anders als Mitbewerber verzichten wir bewusst auf Bereiche wie Softwareentwicklung und Webdesign, um höchste Qualität zu sichern.
In Deutschland gibt es über 3 Millionen Unternehmen, jedes einzigartig. Was sie vereint, ist der Bedarf an Menschen, die ihre Ziele verstehen und ihre IT unterstützen. Als IT-Dienstleister sehen wir es als unsere Pflicht, euer Unternehmen zu verstehen und Ihnen die beste IT-Service-Erfahrung zu bieten. Bei TORUTEC bist du mehr als ein Kunde, du bist Teil einer Erfolgsgeschichte.
Erweiterung der IT-Flatrate durch E-Mail Archiv
TORUTEC bietet euch, als IT-Dienstleister mit Spezialisierung auf kleine und mittlere Unternehmen in Leipzig und Umgebung, umfassende Flexibilität hinsichtlich der Auswahl der benötigten IT-Lösungen. Nimmst du für dein Unternehmen unsere praktische IT-Flatrate in Anspruch, ist die Archivierung eurer E-Mail Korrespondenz eine optimale Ergänzungsleistung. Gerne beraten dich unsere IT-Kundenberater, welche Services – neben dem E-Mail Archiv – euch einen Vorteil verschaffen und von welchen Kostenersparnissen eure Firma profitiert.
Hast du einen konkreten Bedarf an der modernen E-Mail Archiv-Lösung oder weiteren IT-Services von TORUTEC? Dann nimm über das Formular auf unserer Website oder telefonisch mit unserem kompetenten Kundenservice Kontakt auf. Unsere IT-Spezialisten arbeiten gemeinsam mit euch maßgeschneiderte IT-Lösungen aus, die eure IT-Infrastruktur zukunftsfähig machen und die Sicherheit eurer IT erhöhen.
Was unsere Kunden über uns sagen
Vertraue nicht nur auf unser Wort, sondern höre und sehe, was unsere Kunden zu sagen haben.
Marcel Opitz
Bluehouse
Vor der Zusammenarbeit mit uns:
- Langsamer Server, immer wieder Probleme beim Arbeiten
- Suboptimale Datensicherungen
- Keine standardisierte Installationen
Seit der Zusammenarbeit mit uns:
- Schneller Server für die Bearbeitung von Videos & Filmen
- Zuverlässige, überwachte Datensicherung
- Standardisierte Installation der Arbeitsplätze
Maren Okelmann
Okelmann's
Vor der Zusammenarbeit mit uns:
- Immer wieder Beschwerden wegen langsames WLAN
- Daten nicht digitalisiert
- Häufige Störungen und Probleme
Seit der Zusammenarbeit mit uns:
- Flächendeckendes WLAN, das zuverlässig funktioniert
- Alle Daten sicher und skalierbar digitalisiert
- Dank proaktivem Monitoring keine Störungen mehr
Daniel Stanitzok
Der Wärmepumpen Partner
Vor der Zusammenarbeit mit uns:
- Undurchsichtige IT- Dokumentation und keine Liste von Zugängen
- Unsicherer Zugriff aus dem Homeoffice
- Altes Telefonsystem ohne digitale Prozesse
Seit der Zusammenarbeit mit uns:
- Saubere IT-Dokumentation
- Sicherer Zugriff aus dem Homeoffice
- Modernes Telefonsystem mit digitalen Prozessen
Alice Schnitzler
Deine persönliche Ansprechpartnerin
Jetzt durchstarten!
Unsere Experten werden dein Unternehmen verstehen und dir als kompetenter Ansprechpartner für alle IT-Themen zur Seite stehen.