Revisionssichere Archivierung Ihrer E-Mail Korrespondenz
Umwelt- und Klimaschutz sind in den Werten nachhaltig agierender KMUs in Leipzig fest verankert und Teil des Markenbewusstseins. Der zeitgemäße Anspruch an ein papierloses Büro lässt sich nur umsetzen, wenn eine rechtssichere und rechtskonforme Archivierung des digitalen E-Mail- und Schriftverkehrs gegeben ist. Für die Archiv-Einrichtung als effiziente Cloudlösung spielen sowohl gesetzliche Vorgaben als auch der zeit- und ortsunabhängige Zugriff eine wichtige Rolle. Übertragen Sie den Experten von TORUTEC die E-Mail- und Daten-Archivierung, während Sie Ihre zeitlichen und personellen Ressourcen auf die Umsetzung Ihrer Unternehmensziele konzentrieren.
Digitales Archiv für E-Mails, Daten und Dokumente
Ein digitales Archiv einzurichten, ist für viele KMUs eine große Herausforderung. Es ist rechtlich nicht erlaubt, sich auf die Archivierung in Outlook zu verlassen. Durch konstante Zugriffsmöglichkeiten auf das Outlook-Archiv ist die E-Mail Korrespondenz der Mitarbeiter eines Unternehmens nicht vor Veränderungen geschützt. Der Gesetzgeber fordert, jede E-Mail inklusive der beigefügten Dokumente – wie Angebote, Pläne, Vertragsentwürfe, Auftragsbestätigungen, Zahlungsbelege, Rechnungen und Reklamationsschreiben – jederzeit auffindbar, vollständig und manipulationssicher in einem digitalen Archiv abzulegen. Eine E-Mail gilt als Teil der geschäftlichen Korrespondenz zur Vorbereitung, Abwicklung, dem Abschluss und der Rücknahme von Geschäften.
Die Forderung nach einem revisionssicheren digitalen E-Mail Archiv basiert auf den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), der Abgabenordnung (AO) sowie dem Handelsgesetzbuch (HGB).
Wer die gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung nicht einhält, muss rechtliche Konsequenzen befürchten. Verantwortlich dafür, dass jede E-Mail inhaltsabhängig die vorgegebene Anzahl von Jahren manipulationssicher gespeichert wird, ist die Geschäftsleitung. Sind Sie auf der Suche nach einer effizienten und sicheren Archivierung Ihrer E-Mail Korrespondenz, stehen Ihnen unsere IT-Kundenberater gerne zur Verfügung. Unsere Software- und Cloud-Lösung für die Archivierung Ihres E-Mail Schriftverkehrs erfüllt sämtliche rechtlichen Vorgaben an die Sicherheit und Auffindbarkeit.
Vollautomatisierte E-Mail Ablage im Archiv
Um die gesetzliche Anforderung nach Manipulationssicherheit vollumfänglich zu erfüllen, ist es notwendig, jede E-Mail im Originalzustand und mit sämtlichen Inhalten im Cloud-Archiv zu sichern. Die Software zur Archivierung Ihrer E-Mail Korrespondenz von TORUTEC fertigt vollautomatisch Kopien sämtlicher eingehender und ausgehender E-Mails aus Firmen-Postfächern an, die im Anschluss revisionssicher in einem digitalen Archiv abgelegt werden.
Um unbefugten Zugriff zu verhindern, wird jede E-Mail im Rahmen der Archivierung aufwendig verschlüsselt und auf redundanten Serversystemen abgelegt. Durch automatische Back-ups sind Ihre Daten im Cloud-Archiv in optimaler Weise vor Verlust geschützt.
Damit Sie die Ausgaben für die Archivierung Ihrer E-Mail Korrespondenz fest in Ihr IT-Budget einplanen können, bieten wir Ihnen unsere Archiv-Lösung und Speicherung in der Cloud zum Festpreis an. Die monatlichen Kosten für die Archivierung mit unserer Spezialsoftware MailStore werden nach der Anzahl archivierter E-Mail Postfächer berechnet.
Intelligente Suche im Archiv
Nach der Archivierung muss eine abgelegte E-Mail dauerhaft verfügbar sowie maschinell lesbar sein. Das digitale Cloud-Archiv von TORUTEC ermöglicht es Ihnen, jede E-Mail Kommunikation komfortabel mithilfe einer intelligenten Suche nach den gewünschten Inhalten und Daten zu durchsuchen. Die Anzeige nach Filtern sowie die Eingabe einzelner Suchbegriffe ist sowohl aus Outlook als auch über einen Webbrowser möglich.
Ein großer Vorteil der modernen Archiv-Lösung liegt in den zeit- und ortsunabhängigen Zugriffsmöglichkeiten über mobile Endgeräte sowie durch externe Mitarbeiter und Kollegen im Homeoffice, auf Außenterminen und Geschäftsreise.
Erweiterung der IT-Flatrate durch E-Mail Archiv
TORUTEC bietet Ihnen als auf kleine und mittlere Unternehmen in Leipzig und Umgebung spezialisierter IT-Dienstleister umfassende Flexibilität hinsichtlich der Auswahl der benötigten IT-Lösungen. Nehmen Sie für Ihr Unternehmen unsere praktische IT-Flatrate in Anspruch, ist die Archivierung Ihrer E-Mail Korrespondenz eine optimale Ergänzungsleistung. Gerne beraten Sie unsere IT-Kundenberater, welche Services – neben dem E-Mail Archiv – Ihnen einen Vorteil verschaffen und von welchen Kostenersparnissen Ihre Firma profitiert.
Haben Sie einen konkreten Bedarf an der modernen E-Mail Archiv-Lösung oder weiteren IT-Services von TORUTEC? Dann nehmen Sie über das Formular auf unserer Website oder telefonisch mit unserem kompetenten Kundenservice Kontakt auf. Unsere IT-Spezialisten arbeiten gemeinsam mit Ihnen maßgeschneiderte IT-Lösungen aus, die Ihre IT-Infrastruktur zukunftsfähig machen und die Sicherheit Ihrer IT erhöhen.
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