Digitalen Schriftverkehr rechtssicher und rechtskonform ablegen
KMUs in Hannover, die die Digitalisierung dazu nutzen möchten, ein papierloses Büro umzusetzen, profitieren von der rechtssicheren und rechtskonformen E-Mail Archivierung von TORUTEC. Unsere IT-Spezialisten unterstützen Sie dabei, die große Flut an E-Mails strukturiert abzulegen und sämtliche gesetzlichen Richtlinien hinsichtlich der Speicherung elektronischer Nachrichten sowie Dokumente zu erfüllen. Verlassen Sie sich auf unser Fachwissen in der E-Mail Archivierung und konzentrieren Sie Ihre Ressourcen in Ruhe auf Ihren geschäftlichen Erfolg.
Revisionssichere E-Mail Archivierung
Unternehmen müssen – unabhängig von ihrer Größe – E-Mails sowie angehängte Daten vollständig, jederzeit auffindbar sowie manipulationssicher archivieren. Sie sind Teile der geschäftlichen Korrespondenz – z. B. in Form von Angeboten, Verträgen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Zahlungsbelegen und Reklamationen – mit der Geschäfte vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht werden.
Grundlage für die E-Mail Archivierung bilden die GoBD – die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, das Handelsgesetzbuch (HGB) sowie die Abgabenordnung (AO). Kleinunternehmen, KMUs und Konzerne, die Ihre E-Mails nicht rechtssicher archivieren, sind von rechtlichen Konsequenzen bedroht. Die Verantwortung für die Aufbewahrung der Daten in einem adäquaten Mail Archive obliegt der Geschäftsleitung. Bevor Sie Gefahr laufen, in Schwierigkeiten mit Behörden zu geraten, sollten Sie in Ihrem Unternehmen auf eine revisionssichere E-Mail Archivierung setzen.
Die professionelle E-Mail Archivierung von TORUTEC erfüllt – im Gegensatz zum inkludierten Mail Archive von E-Mail Programmen wie Outlook – sämtliche Anforderungen an Sicherheit und Zuverlässigkeit. Mithilfe einer professionellen Software-Lösung wird es zu einem Kinderspiel, E-Mails und damit verbundene elektronische Daten als Teil der geschäftlichen Korrespondenz revisionssicher abzulegen.
Vollautomatische Erstellung von Kopien und intelligente Suche
Das Rechtssystem fordert, jede E-Mail im originalen Zustand und in vollem Umfang zu sichern. Ziel ist es, potenzielle Manipulationen an E-Mails zu verhindern. Das System von TORUTEC erstellt automatisch Kopien sämtlicher E-Mails und sorgt für eine veränderungssichere Archivierung in einem Mail Archive. Sämtliche Daten werden verschlüsselt und auf sicheren Servern archiviert.
Ist es notwendig, bestimmte Daten aus einer E-Mail Kommunikation mit einem Kunden oder einem Geschäftspartner zu filtern, steht Ihnen eine intelligente Suchfunktion für das Mail Archive zur Verfügung, die u. a. die Eingabe einzelner Begriffe ermöglicht. Mitarbeiter können die Suche über einen Webbrowser sowie aus Outlook vornehmen. Dadurch ist es möglich, auf die Daten und Inhalte einer archivierten E-Mail orts- und zeitunabhängig zuzugreifen – u. a. über Smartphone und Tablet während eines Termins mit Geschäftspartnern, aus dem Homeoffice oder einem Hotelzimmer während einer Geschäftsreise. Damit ist zugleich die gesetzliche Forderung, dass eine archivierte E-Mail zu jedem Zeitpunkt verfügbar sowie maschinell lesbar sein muss, erfüllt.
E-Mail Archivierung zum Festpreis
Als Unternehmen profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen, wenn Sie sich für die E-Mail Archivierung von TORUTEC entscheiden. Neben vollautomatisch erstellten Kopien und einer revisionssicheren Ablage, sind Ihre Daten optimal vor Verlust geschützt. Sie haben die volle Zugriffskontrolle und können sämtliche Admin- und Zugriffsrechte gemäß ihrer internen Sicherheitsbestimmungen vergeben. Dadurch stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Mitarbeiter Zugang zu sensiblen Daten und Informationen erhalten.
Damit Sie Ihr IT-Budget optimal planen können, bieten wir Ihnen die E-Mail Archivierung zum monatlichen Festpreis an. Die Höhe der Kosten für die Archivierung richtet sich nach der Anzahl archivierter E-Mail Postfächer. Für die Durchführung der Archivierungsleistungen rund um Ihre E-Mails und elektronischen Daten setzen wir die Spezialsoftware MailStore ein, die sich in idealer Weise an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen lässt.
E-Mail Archivierung als Ergänzung zu einer IT-Flatrate
Setzen Sie auf TORUTEC als leistungsstarken IT-Dienstleister in Hannover, der sich ganzheitlich um Ihre IT-Infrastruktur kümmert. Ob Sie unsere IT-Flatrate in Anspruch nehmen und diese durch zusätzliche Services – wie die E-Mail Archivierung oder das Back-up Management für Ihre Daten und Software – ergänzen, hängt von Ihrem individuellen Bedarf ab. Wir bieten Ihnen maximale Flexibilität hinsichtlich der Auswahl der benötigten Leistungen.
Haben Sie Interesse an einer persönlichen Beratung zum Thema E-Mail Archivierung? Wir freuen uns darauf, mit Ihnen ein persönliches Gespräch zu vereinbaren. Möchten Sie die E-Mail Archivierung in Anspruch nehmen, müssen Sie übrigens nicht in unseren Einzugsgebieten in der erweiterten Region Hannover ansässig sein.
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